Controles Básicos para Administrar un Negocio

Lo que todo empresario debería saber para administrar su negocio.

Este Programa, está orientado a transmitir experiencias de éxito comprobadas, referentes la buena administración y control del negocio en crecimiento. Los participantes recibirán información valiosa desde una perspectiva micro hasta una macro de un negocio y las cuales pueden tener un impacto importante en la rentabilidad, protección y sostenibilidad del negocio. Se tratarán temas tales como controles mínimos en sus cuentas bancarias hasta la importancia de definir el rumbo estratégico de su negocio.

OBJETIVOS

• Proteger los recursos de su negocio contra diversidad de riesgos
• Obtener información válida para toma de decisiones
• Fomentar la eficiencia de la operación
• Protección contra posibles fraudes
• Tener una guía de la continuidad del negocio
• Estar preparado para hacer frente al crecimiento tanto en términos gerenciales como en financieros

1. CONTABILIDAD COMO PUNTO DE PARTIDA Y SU IMPORTANCIA EN EL CONTROL DE LA EMPRESA
• La importancia hacia la contabilidad y los problemas que pudieran ser detectados… “si se le concediera la importancia que tiene”
• El enfoque fiscal en Guatemala hacia la contabilidad
• La contabilidad financiera en la toma de decisiones
• Cómo interpretar los estados financieros
• El perfil del contador que necesitamos

2. CONTROLES BÁSICOS EN LAS AREAS DE LA EMPRESA
Bancos:
• Cajas chicas (liquidación y jineteo de fondos)
• Bancos (disponibilidad bancaria y conciliaciones bancarias)
• Emisión de cheques (proceso de emisión y firma de cheques)
• Custodia de cheques en blanco
• Depósitos al banco, como evitar fraudes
• El flujo de caja como medida significativa de control

Cuentas por Cobrar:
• Confiabilidad de cuentas por cobrar
• Descuadres de cuentas por cobrar y problemas que esto puede generar en términos de fraude
• Cobros al contado y jineteo de cobranzas
• Por qué en algunos casos es importante hacer confirmaciones de saldos para cerciorarnos de la veracidad de las cuentas
• Controles de contraseñas, facturas y despachos a clientes
• Cómo tener una antigüedad de saldos de clientes en forma adecuada para tomar decisiones
• Entrega tardía de facturas a clientes
• Falta de seguimiento a cuentas atrasadas
• Falta de seguimiento a cobros jurídicos
• Descontroles típicos con el manejo de cheques rechazados
• Deducibilidad fiscal adecuada de cuentas incobrables
• Falta de evaluación de capacidad de pago a clientes
• Falta de actualización de limites de crédito
• Falta de control en la emisión de recibos de cobro
• El efecto de tener ventas no facturadas y como esto puede generar problemas de toda índole
• Emisión discriminada y sin control de notas de crédito
• Falta de información para eliminar problemas creados a clientes
• Despachos a clientes con limite de crédito en exceso o con cuentas con atraso

Facturación y Ventas:
• Facilidad de modificación de precios y descuentos por facturadores
• Entrega de pedidos tardíos a facturación
• Falta de estándares para procesar pedidos
• Falta de información de costos para analizar posibles modificaciones a precios
• Falta de información para analizar rentabilidad por líneas o divisiones
• Medidas de desempeño críticas en ventas
- Alineación de la fuerza de ventas con la proposición de valor de la compañía
- Análisis importantes para la efectividad y eficiencia de la fuerza de ventas
- Análisis de rentabilidad de clientes importantes
- Crecimiento e índice de retención de clientes 2 factores complementarios críticos para el crecimiento sostenido

Inventarios y Despachos
• Costo de acarreo y mantenimiento de los inventarios
• Enfoque para administrar inventarios
• Controles mínimos en inventarios (inventarios físicos, segregación de funciones, punto de pedido, restricción a instalaciones, protección con seguros, protección física)
• Control de despachos y su efecto en el servicio al cliente
• Controles mínimos en logística y distribución

Anticipos por Liquidar, Impuestos y otros
• Anticipos otorgados a empleados y empleados de contabilidad y finanzas
• El IVA, el ISR y los descontroles y riesgos en estas áreas

Activos Productivos
• Controles mínimos de estos activos
• Qué activos deben ser controlados según contabilidad
• Control de reparaciones y mantenimiento
• Relación de productividad de estos activos en función a las ventas

Costeo de Productos
• El costeo en compañías industriales
• El costeo tradicional
• El costeo basado en actividades (ABC Costing)
• Los problemas de competitividad en costos (ociosidad, falta de determinación de costos, asignación incorrecta de indirectos, programaciones inadecuadas, tiempos excesivos en preparación de maquinas, niveles excesivos de inventarios en proceso, falta de impacto en curva de aprendizaje, falta de monitoreo de costos directos e indirectos)

Cuentas por Pagar
• Requisitos mínimos para registrar cuentas por pagar
• Incrementos en cuentas de proveedores
• Negociación de cuentas por pagar

Préstamos Bancarios
• Deuda en dólares o quetzales qué es mejor
• Deuda a corto o largo plazo, cuándo y porqué solicitar este tipo de deudas

Endeudamiento y Costos Fijos
• Hasta que punto vale la pena endeudarse
• Hasta que punto vale la pena amarrarse con gastos fijos
• Tipo de costos fijos y su importancia en el manejo del negocio.

Factores Críticos en el Descontrol del Negocio
Involucramiento gerencial
Competencias del personal
Falta de monitoreo sobre información e indicadores
Falta de contabilidad creíble
Sistemas de información

3. IMPACTO FINANCIERO DEL CRECIMIENTO
• Efectos del crecimiento que nos pueden hacer tambalear
• Qué debemos esperar en términos financieros cuando hay expectativa de crecimiento en el negocio - Las trampas del crecimiento (crecimiento en gastos mayor que ingresos, falta de liquidez, necesidad de financiamiento, compras inteligentes de inventarios, monitoreo de cobros, etc.)

4. FACTORES QUE GENERAN FRAUDE EN LOS NEGOCIOS
• Análisis de las distintas situaciones que generan fraude en las empresas

5. CONTINUIDAD EN EL FUTURO
Tips sobre Sucesión
• Plan de pensión, seguros y otros
• Quiénes pueden ser los sucesores
• Junta Directiva
• Costo fiscal y legal de la sucesión

Tips sobre Direccionamiento Estratégico
• ¿Sabemos bajo qué proposicion de valor debieramos competir?
• ¿Sabemos a donde vamos?
• ¿Tenemos definidos un conjunto de objetivos de largo plazo (estrategicos y financieros) para lograr una posición competitiva y una rentabilidad deseada?
• ¿Qué posicion competitiva es factible para nosotros (líder o seguidor)?
• ¿Cuál debe ser el alcance de nuestro negocio?
• Qué vamos a hacer y qué no vamos a hacer (clientes, mercados y productos) – cuáles sí y cuáles no
• ¿Cómo vamos a lograr los objetivos?
• Obstáculos, Recursos y Ventajas competitivas requeridas
• ¿Es factible en términos económicos lograr nuestros objetivos?
• ¿La lógica de nuestra estrategia en términos monetarios y el tiempo estimado son adecuados?

6 Sesiones de 4 horas cada una
Inicia: MIERCOLES 25 DE JUNIO

Concluye: MIERCOLES 30 DE JULIO DE 2008

Para obtener el contenido completo del programa e información adicional:
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